۹ اشتباهی که ممکن است در ۱۰ دقیقه اولین ساعت کاری انجام دهید

چند دقیقه نخست روزهای کاری، جزو سرنوشت سازترین دقایق محسوب می شوند که روی کارائی و عملکرد فرد در ادامه روز تاثیر مستقیم دارند.

اگر دیر سر کار حاضر شوید، یا اگر اول از همه به سراغ ایمیل هایتان رفته و آنها را چک کنید، در اصل موجب حواس پرتی خود شده و تا بخواهید تمرکز کرده و وظایفتان را به درستی به انجام برسانید، نیمی از روز را از دست داده و کارهایتان به تعویق خواهند افتاد.

پیرو همین مسایل، در ادامه این مطلب، نتیجه تحقیقاتی که ۹ اشتباه رایج که هر کارمندی می تواند در دقایق ابتدایی روز کاری خود انجام دهد را برایتان نوشته ایم. شاید با آگاهی از آنها و ترک کردنشان بتوانید با انرژی، دقت و تمرکز بیشتر به شغلتان رسیدگی کنید.

دیر سر کار حاضر شدن

شما خیلی راحت می توانید روز کاری خود را پیش از آغاز، تخریب کنید. در مطالعات اخیر که توسط هافینگتون پست منتشر شده، مشخص گشته که مدیران به شدت به دنبال این هستند که ببینند چه کسی دیر سر کار خود حاضر می شود تا او را آدم وظیفه نشناسی برشمرده و کمترین امتیاز را برای کارکردنش لحاظ کنند. این طرز فکر حتی اگر کارمند مذکور بعدازظهر بیشتر مانده و تاخیر خود را جبران کند نیز همچنان باقی خواهد ماند.

با اینکه این مساله به هیچ عنوان منصفانه نیست، اما واقعیت داشته و از آن گریزی نیست. بنابراین بهترین کار این است که صبح ها به موقع سر کار خود حاضر شوید.

سلام نکردن به همکاران

«لین تایلر»، کارشناس مسائل محیط کار و نویسنده کتاب «رام کردن مدیر خشمگین: چگونه می توان رفتارهای مدیری که مثل کودکان است را مدیریت کرده و موجب پیشرفت کار شد» اظهار داشته: «شما می توانید با یک یا دو دقیقه وقت گذاشتن و سلام و صبح بخیر گفتن به همکاران، چهره خوبی از خود بسازید. اگر مدیر هستید و هنگام صبح با اعضای تیم خود معاشرت نمی کنید، این طور به نظر خواهید رسید که ساده ترین اصول اخلاقی و اجتماعی را نمی دانید. این مساله می تواند به وجهه کاری شما آسیب رسانده و بقیه به توانائی های فنی و مدیریتی تان هم شک کنند.»

همچنین لازم به یادآوری است که حتی اگر مدیر نیستید هم درست این است که با همکاران خود سلام و احوالپرسی کنید و در سکوت و بی تفاوتی، مستقیم پشت میز خود نروید.

نوشیدن قهوه

اگر جزو کسانی هستید که بلافاصله پس از بیدار شدن چیزی نمی خوردند، احتمالا به محض ورود به محل کار، یک فنجان قهوه برای خود درست کرده و می نوشید.

اما باید بدانید که محققان بیان داشته اند، بهترین ساعت برای نوشیدن قهوه در محیط کار بعد از ساعت ۹:۳۰ است. به این خاطر که هورمون کورتیزول که موجب تنظیم انرژی می شود، عموما در خلال ساعات ۸ تا ۹ صبح در بیشترین میزان خود قرار دارد. هنگامی که در این ساعت قهوه می نوشید، بدن تولید کورتیزول را کاهش می دهد.

از این رو، بهتر است هنگامی که میزان کورتیزول رو به افول می رود، یعنی حوالی ساعت ۹:۳۰ صبح، یک فنجان قهوه بنوشید تا به لطف کافئین، دوباره آرام و پرانرژی بشوید.

پاسخ دادن به تمامی ایمیل های دریافتی

بسیاری از افراد به محض نشستن پشت میز کار خود تمایل دارند ایمیل های دریافتی در طول شب گذشته را مطالعه کرده و پاسخ دهند. اما بر اساس بیانات میکائیل کِر، سخنران تجارت بین المللی و نویسنده کتاب «شما نباید جدی باشید! کمی شوخ طبعی وارد فضای کار کنید»، ۱۰ دقیقه نخست کاری باید با نگاه مختصر و کوتاه به ایمیل ها و اولویت بندی کردن آنها سپری شود، نه بیشتر. به این ترتیب می توانید متوجه شوید که آیا نامه مهمی دریافت کرده اید یا خیر تا بعدا برای پاسخ به آن زمان بگذارید.

شاید چک کردن ایمیل های کاری این حس را بدهد که در حال انجام بخشی از وظیفه شغلی خود هستید، اما انجام آن در ابتدای صبح این خطر را دارد که کارهای مهمی که در اولویت قرار دارند را نادیده گرفته و آنها را به تعویق بیندازید. به موجب همین امر، ممکن است دیگران برایتان تعیین تکلیف کنند.

بدون برنامه ریزی و تعیین زمان، کار را شروع کردن

تایلر همچنین بیان داشته، پیش از آغاز کار ابتدا در ذهنتان برنامه ریزی کرده و تعیین کنید که قصد دارید به چه مواردی در طول آن روز یا هفته جاری رسیدگی کنید. سپس برای آن ها برنامه زمانی تعیین نماید. برای این منظور می توانید فهرستی از اولویت های و کارهای لازم به اجرا را نوشته و در تقویم ثبت کنید.

انجام کارهای آسان در ابتدای صبح

محققان اعلام کرده اند، از آنجا که انرژی انسان در طول روز تحلیل می رود، بهتر این است که کارهای سخت که به انرژی و تمرکز بیشتری نیاز دارند را در ساعات ابتدائی انجام دهید و آسان تر ها را به انتهای روز کاری موکول کنید.

این استراتژی به «خوردن قورباغه» شهرت یافته و توسط مارک تواین عمومیت یافته که در کتاب قورباغه را قورت بده نوشته: «با خوردن یک قورباغه زنده در ابتدای صبح، دیگر هیچ اتفاقی در ادامه روز برایتان سخت نخواهد داد.»

انجام چند کار هم‌زمان

از آنجا که در ابتدای صبح بسیار پر انرژی هستید شاید این توهم ایجاد شود که می توانید ده ها کار را هم زمان انجام دهید. اما محققان در این رابطه پیشنهاد کرده اند که انجام چند کار به طور همزمان به کارائی شما در طول روز لطمه زده و باعث می شود تا نتوانید کارهای مهم و اصلی را به بهترین شکل خود انجام دهید.

بنابراین، بهتر این است تا فقط یک کار را آغاز نموده و پس از پایان یافتن آن، سراغ اولویت های بعدی بروید.

تمرکز روز افکار منفی

همه انسان ها گاهی با مشکلاتی در زندگی رو به رو می شوند و این امر کاملا طبیعی است، اما اگر در ابتدای صبح با راننده تاکسی مشاجره کرده اید، یا شب قبل با همسر یا شریک عاطفی تان دعوایی داشته اید، به جای مرور آنها در ذهن به وظایف شغلیتان فکر کنید تا حواستان پرت نشود.

بهتر این است که این افکار منفی را درون جعبه های فکری جداگانه گذاشته و بعدا برای رسیدگی به آنها وقت صرف کنید.

تشکیل جلسه کاری

جلسات صبحگاهی تقریبا بیشتر انرژی و خلاقیت افراد را تلف می کند. بر اساس بیانات لائورا واندرکام، نویسنده کتاب «افراد موفق پیش از صبحانه چه کارهایی انجام می دهند»، بهترین کارهایی که بهتر است در ابتدای صبح انجام دهید، مواردی هستند که به تمرکز و توجه زیادی نیاز دارند؛ مثل نوشتن.

برای تشکیل جلسه کاری، بهتر است زمانی که بیشتر افراد انرژی کمی دارند همانند ساعات پس از ناهار را انتخاب کنید تا به موجب این کار علاوه بر همفکری با یکدیگر، تجدید قوا نیز بشود.