خدمات حسابداری انتظامی

فرض کنید در مجموعه ای که شما مدیر آن بوده و افرادی تحت نظرتان فعالیت می کنند ، به دلایل مختلفی از جمله پیشگیری از خیانت در امانت و یا داشتن اهرم فشاری برای جلوگیری از کم کاری (حسن انجام کار ) ، از کارمندانتان چک یا سفته تضمینی دریافت کرده است .

می دانیم که چه شما دریافت کننده این وثیقه بوده و چه این گزاره ها را به فرد دیگری عرضه کنید ، ماهیت اوراق بهاداری همچون چک و سفته در این است که نهایتاً به وجه نقد تبدیل شوند ؛ حال با عنایت به مثال فوق که این پدیده ها تنها به منظور وجه تضامن و اعتبار نامه ای که شاید هیچگاه خرج نشوند بین طرفین مبادله شوند ، ماهیتی بدهکاری می گیرند یا بستانکاری ؟

چنانچه مبلغی وارد حساب ما نشده و عددی نیز از آن کسر نگردد ، آیا می توان آن ها را وارد دفاتر و جدول حسابداری کرد ؟ عدم توجه به ماهیت این اوراق چه پیامدهایی را در پی خواهد داشت ؟ اگر یافتن پاسخ این سوالات برای شما جذاب است ، پس با ما همراه باشید .

در این مقاله خواندیم که ماهیت حساب ها در حالت کلی یا بدهکار است یا بستانکار ، بدین ترتیب هر فعل و انفعالی که در ساختار مالی یک مجموعه یا فرد روی می دهد یا تحت لوای عناوینی چون دارایی های جاری و ثابت ، هزینه یا بهای تمام شده به عنوان بدهکار معرفی می شود و یا در قالب سرمایه ، درآمد ، بدهی های بلند مدت و جاری به عنوان بستانکار شناخته می شود .

این در حالیست که در این تقسیم بندی دو گروه دیگر نیز وجود داشته که به دلیل جای گیری عموم حساب ها در دو سوی جدول تی یا همان تقسیم بندی های فوق ، مهجور مانده اند و تا زمانی که یک ناهمخوانی در امور روزمره حسابداری و جریان مالی به وجود نیاید ، فردی به آن ها توجه نمی کند .

در همین راستا سومین دسته که حساب هایی با ماهیت دوگانه می باشند ، همچون حساب جاری شرکاء هم می توانند در سمت بدهکاری جدول قرار گیرد و هم اینکه مانده این حساب ها می توانند در پایان سال مالی ماهیتی بستانکاری بگیرند . در تعیین محل قرارگیری این نوع حساب ها ، خود حسابدار یا مشاور مالیاتی می تواند با توجه به شرایط یکی را برگزیند ولی باید مقدمات برقراری آن ها را رعایت کرده و سایر متغیر های مربوط به این جایگذاری را در محلی با تناسب با آن ها فراهم آورد .

نهایتاً به حساب های فاقد ماهیت برمی خوریم . حساب های انتظامی یا Contra Account ، حساب هایی هستند که به منظور نگهداری از اعداد و ارقام مربوط به برخی اطلاعاتی غیر مالی کاربرد دارند و تنها هدف استفاده از آن ها ایجاد شفافیت برای برخی رویدادهای مالی در گذر زمان باشد . حساب های بدون ماهیت یعنی آن دسته از مبادلاتی که نه ما را صاحب مال یا وجهی ارزشمند می کنند ، و نه محصولی را از ما گرفته و بستانکارمان می کنند . این گونه حساب ها که عموماً ماهیتی تعهدی دارند و اغلب به همان صورت توافق نامه ای نیز باقی می مانند ، با ورود به حوزه حسابداری انتظامی ، دست به تعریف حساب هایی تحت همین نام می زنند .

حساب های انتظامی به دلیل اینکه تاثیری در جریان حسابداری شرکت ها ندارند ، مستلزم قرارگیری تحت چارچوبی مشخص و مجزا هستند که اعمال آن در خدمات حسابداری ضروریست . در حسابداری انتظامی که در آن صرفاً تضامینی چون ، چک ، سفته ، ضمانت نامه بانکی ، وجه نقد ، و اسناد ملکی تنها در ترازنامه ها ذکر می شوند ، این کنش ها به کمک یادداشت هایی توضیحی ورود یا خروج اعتباراتی که هیچگاه قرار نیست وارد حساب های اصلی شوند را پوشش و سامان می دهد .

شاید در نگاه اول حسابداری انتظامی اصلاً شاخه ای از این علم و فن به حساب نیامده و این عمل را می توان به عنوان نوعی امانت داری ، یک منش اخلاقی و انسانی دانست تا عملیاتی مرتبط با پول و اعتبار ، اما نکته ای که کمتر مورد توجه قرار می گیرد این است که چنانچه – ولو با احتمال بسیار کم – روزی قرار باشد تا این سند به وجه نقد تبدیل شود ، باید اطلاعاتشان در موعد دریافت آن مشخص گردد که بدانیم از کجا آمده و از سویی دیگر در مواردی که چند فقره چک و سفته نزد فردی وجود داشته باشد ، حسابدار قادر باشد تا با اعطای ماهیتی موقتی به آن ها ، بی آنکه خللی در محاسبات کلی او به وجود آید ، این داده ها را ثبت نماید .

اما نحوه نگارش و طبقه بندی حساب ها در حسابداری انتظامی به چه ترتیبی است :

همانطور که در مطلب شرکت حسابداری پیشتر گفته شد یا شما این ضمانت نامه ها را داده و یا دریافت می کنید ، در نتیجه اگر مجموعه شما اعطا کننده این اوراق می باشد ، شما موظف هستید تا طرف حساب های انتظامی خود را بدهکار کرده و حساب های انتظامیتان را هم بستانکار کنید . واضح است که چنانچه این رویداد برعکس شود ، ماهیت حساب های انتظامی مجموعه شما بدهکار و طرف حساب های انتظامی نیز بستانکار می شود .

حساب های انتظامی مانند بدهی های احتمالی ( غیرقطعی ) چنانچه به صورت مکتوب ثبت نشوند ، می توانند علاوه بر دردسرهای احتمالی که توسط ارائه یا دریافت کنندگان به وجود می آید ، پیامدهای قانونی نیز به همراه داشته باشد . به عنوان مثال اگر این داده ها به تفکیک نگاشته نشده و بلافاصله پس از تعریف هر ماهیتی برای آن ، به منظور صفر کردنش ماهیت متقابلش درج نگردد ، علاوه بر افزایش احتمال خطا که دور از ذهن نیست ، خرج یا مفقودی محتمل آن نیز به همان میزان مجموعه ما را بدهکار می کند که در موارد با گردش مالی بالا می تواند بسیار دردسر ساز شود .

در پایان لازم به ذکر است که چنانچه معین این حساب هایی که در ترازنامه یا سود و زیان محاسبه نمی شوند مطلوب باشد ، هر دو سوی معین آن ها در حسابداری انتظامی یکسان بوده و تنها عنوان سند ضمانت و طرف دیگر این مبادله تجاری ثبت می گردند .