سلب مسئولیت: روزیاتو صرفا نمایش‌دهنده این متن تبلیغاتی است و
تحریریه مسئولیتی
درباره محتوای آن ندارد.
واژه منشی در لغت به معنی ایجاد کننده است اما در حیطه کسب و کار شغل منشی گری یا مسئول دفتر برای افرادی منظم و حرفه ای در انجام امور دفتری مناسب می باشد. در واقع یک منشی متبحر باید توانایی سامان دهی امور یک شرکت یا دفتر را داشته باشد و بتواند جلسات، نامه نگاری ها و انواع فعالیت های مربوط به شرکت را مدیریت کند. شغل منشی گری عموما درمیان خانم ها رایج تر است زیرا در انجام امور دفتری و رعایت انضباط خانم ها حضور پر رنگ تری دارند. جهت اطلاع از وظایف و مهارت های لازم برای منشی‌گری تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
وظایف منشی
وظایف منشی ها با توجه به حیطه کاری، متفاوت می باشد اما برخی از وظایف اصلی منشی ها در دفاتر، آموزشگاه ها، مطب ها و… به شرح زیر است.
• مسلط به نرم افزارهای رایانه از جمله Word, Excel
• ملسط به اصول نگارشی و تایپ جهت نامه نگاری های دفتری و نگارش گزارش های کاری
• پاسخگویی به تلفن های مرکز و ارائه اطلاعات دقیق به مراجعین
• تنظیم ساعات ملاقات و جلسه های دفتری
• پاسخگویی به نامه و ایمیل های اداری
• سامان دهی اسناد و مستندات موجود در دفتر یا شرکت
• مسلط به سیستم های ویدئو کنفرانس و تجهیزات اداری
شرح وظایف منشی ها در هر موقعیت شغلی متفاوت است. به عنوان مثال هنگام استخدام منشی جوابگوی تلفن فردی با روابط عمومی بالا در الویت استخدام قرار می گیرد اما در هنگام استخدام منشی آشنا به تایپ مهارت های فردی در زمینه تسلط به کامپیوتر و تایپ در نظر گرفته می شود.
مهارت های لازم برای شغل منشی
منشی ها برای موفقیت در محیط کار دفتری باید مهارت های ویژه ای داشته باشند که در اینجا به چند مورد از این مهارت ها اشاره می کنیم. مهارت های فنی:
این نوع مهارت ها مربوط به میزان تسلط به امور کامپیوتری و نرم افزارهای ویژه است. امروزه با پیشرفت تکنولوژی حتی برای استخدام منشی مطب نیز به افرادی مسلط در این زمینه احتیاج دارند زیرا نوبت دهی و نسخه نویسی پزشکان نیز به صورت سیستمی و آنلاین صورت می گیرد.
مهارت ارتباط با سایر افراد:
منشی به عنوان رابط میان مراجعان و شرکت عمل می کند به همین دلیل در بسیاری از آگهی های استخدام منشی شرکت یا آگهی های مربوط استخدام منشی مدیرعامل به دنبال جذب افرادی با روابط عمومی بالا هستند.
مهارت رسیدگی به امور و سازمان دهی کارها:
در شرایطی منشی ها باید در محیط کاری با سایر افراد همکاری تیمی داشته باشند، بنابراین باید دارای روحیه همکاری باشند تا بتوانند بهترین عملکرد را در محیط کار داشته باشند.
مهارت های مربوط به ارتباط کتبی:
منشی ها به دلیل ارتباط و نامه نگاری با سایر شرکت ها و موسسات باید توانایی نگارش خوبی داشته باشند زیرا نامه ها و اسناد مربوط به شرکت در روابط و سوابق آن کسب و کار بسیار تاثیرگذار هستند.
مدیریت زمان و شرایط:
منشی ها در بسیاری از دفاتر و شرکت ها مسئول تعیین زمان جلسات کاری و دیدارها هستند. بنابراین باید برنامه های کاری را با برنامه ریزی دقیق و زمان بندی مناسب سازمان دهی کنند.
تحصیلات لازم برای منشی گری
عموما برای استخدام به عنوان منشی، تحصیل در رشته خاصی لازم نیست. در واقع ارائه مدرک تحصیلی در مقاطع تکمیلی برای استخدام منشی ضروری نمی باشد. آنچه برای استخدام منشی آموزشگاه یا استخدام منشی املاک لازم است، تنها داشتن قدرت بیان بالا و مهارت های فردی است. در واقع در شغل منشی با طیف وسیعی از عناوین شغلی روبرو می شوید که ورود بر هریک از این مشاغل الزامات و مهارت های خاص خود را می طلبد. به عنوان مثال در آگهی های مربوط به استخدام منشی رستوران تنها روابط عمومی بالا و نحوه ارتباط برقرار کردن با مشتری و مشتری مداری اصل قرار می گیرد و به سایر موارد مانند تحصیلات عالی توجهی نمی شود.
تیپ شخصیتی مناسب برای شغل منشی
یکی از ویژگی های هر منشی با انضباط بودن و مسئولیت پذیری است. در واقع افراد با هر تیپ شخصیتی می توانند وارد حرفه منشی گری شوند اما لازمه موفقیت در این شغل علاقه مندی و داشتن مهارت هایی از جمله برقرار کردن ارتباط با سایر افراد درمحیط کار می باشد.
افرادی که به دنبال ورود به این حرفه هستند باید توانایی مدیریت زمان و سازمان دهی امور دفتری را داشته باشند. طبق تحقیقات، بهترین تیپ شخصیتی برای شغل منشی ESFJ و یا ENFJ است.
فرصت های شغلی منشی
با توسعه کسب و کارها هر شرکت یا موسسه ای برای سامان دهی امور دفتری و ایجاد هماهنگی های لازم در محل کار همواره یک منشی لازم دارد. فرصت های شغلی برای منشی ها بسیار وسیع است. هر فردی با در نظر گرفتن توانایی های خود می تواند وارد این حرفه شود. به عنوان مثال افراد مسلط به کامپیوتر و نرم افزارهای کاربردی می توانند به دنبال آگهی های استخدام منشی آشنا به کامپیوتر باشند و از این طریق جذب بازار کار شوند. همچنین این افراد می توانند از طریق آگهی استخدام منشی آشنا به امور اداری و دفتری نیز مشغول به کار شوند.
میزان درآمد و حقوق منشی
درآمد منشی ها در مراکز دولتی از جمله بیمارستان ها و شرکت های دولتی مطابق با قوانین اداره کار تعیین می شود. در مراکز خصوصی از جمله مطب، دفاتر حسابداری، باشگاه های خصوصی و… حقوق منشی ها براساس ساعات کاری و مهارت های شخصی افراد تعیین می شود. درآمد منشی ها در آگهی های استخدام متفاوت است به طوری که آگهی های استخدام مربوط به استخدام منشی آشنا به زبان و آگهی های مربوط به استخدام منشی آشنا به حسابداری با میزان حقوق بالاتری درج می شوند زیرا در این فرصت های شغلی علاوه بر مهارت منشی گری باید به مهارت های تخصصی مانند تسلط به زبان انگلیسی یا حسابداری نیز مسلط باشید.
جمع بندی
برای ورود به حرفه منشی گری اصولا تحصیلات آکادمیک الزامی نیست به جز در مواردی که در آگهی تسلط به رشته خاصی ذکر شده باشد. به عنوان مثال برای استخدام منشی حقوقی باید به مسائل حقوقی نیز تسلط کافی داشته باشید اما در مواردی مانند استخدام منشی آرایشگاه نیاز به مهارت خاصی ندارید زیرا در این فرصت شغلی تنها نوبت دهی وظیفه اصلی منشی می باشد.
بدون نظر