۳۰ قدم تا مدیریت زمان؛ چگونه از وقت خود بهترین استفاده را ببریم

در این مطلب سعی شده تا ترفندهای مدیریت زمان در محل کار به طور کامل توضیح داده شود تا بتوانید از همه وقت خود حین انجام وظایف حرفه ای نهایت استفاده را ببرید.

هر زمان که احساس کردید تحت فشار کاری و ضیق وقت هستید، راهکارهایی که در ادامه نوشته شده اند را می توانید جلوی روی خود گذاشته و از گزینه های مشابه به شرایط خود بهره بگیرید.

برای آشنایی با آن ها در ادامه همراهمان باشید.

۱- ما همیشه عادت داریم که در مورد کمبود زمان صحبت کنیم و پیش خود یا دیگران از اینکه به هیچ کارمان نمی رسیم، شکایت کنیم. اما هرگز زمانی را به فکر و تمرکز روی این مساله نمی گذاریم. به جای اینکه دنبال راه حلی برای جبران وقت باشیم، از کمبود آن شکایت می کنیم.

۲- سعی کنید در عرض ۵ دقیقه پشت میز خود نشسته و کارهایتان را شروع کنید. ۳۰ دقیقه تا ۶۰ دقیقه وقت تلف کردن برای شروع کار می تواند برایتان هزینه های گزافی بدنبال داشته باشد.

۳- قدر زمان خود را بدانید تا بقیه هم به آن احترام بگذارند.

۴- وقتی کمبود زمان دارید و این مساله فشار زیادی به شما وارد می کند، همه ایمیل ها و پیام های کاری و غیرکاری را نادیده بگیرید و فقط به انجام کاری که باید انجام شود، فکر کنید.

۵- زمان همه افراد در یک شرکت مشابه یکدیگر است و از نظر زمانی همه شبیه هم هستیم.

۶- همه تلاش خود را بکنید تا ایمیل خود را حداقل برای ۱۵ یا ۳۰ دقیقه ببندید و به سراغ آن نروید. به این صورت، تمرکزتان روی کار بیشتر خواهد بود و استفاده بهتری از دقایق خود خواهید داشت.

۷- از زمان خود برای انجام کارهایی استفاده کنید که ارزش دارند.

۸- اگر عادت دارید که کارهای خود را عقب انداخته و در دقیقه ۹۰ آن ها را انجام می دهید، از خودتان بپرسید دلیل این همه تاخیر و به‌تعویق انداختن ها چیست؟ کارتان خیلی سخت است؟ خیلی آسان است؟ حوصله‌سربر است؟ آیا خسته هستید؟ انسان می تواند انرژی و زمان زیادی را صرف کارهایی کند که کاملا بیهوده و بی ارزش هستند.

۹- سعی کنید کار خود را در یک ساعت مشخص و ثابت در طول روز تمام کنید. به هیچ عنوان اجازه ندهید که انجام وظایفتان تا بعدازظهر طول بکشد و وقتی که باید به زندگی شخصی اختصاص بدهید را احاطه کند. برای بهره‌وری بیشتر، می توانید دو ساعت ثابت برای اتمام کار خود تعریف کنید: ساعتی برای روزهای ایده آل و پرانرژی و ساعتی برای روزهای که کارها به تعویق افتاده اند و لازم است بیشتر بمانید.

۱۰- بخوابید!

۱۱- اگر کارتان به گونه ای است که باید در طول روز شبکه های اجتماعی را رصد کنید، برای آن زمان بندی اختصاصی داشته باشید و به این فکر کنید که لازم نیست همه وقت خود را در صفحه این شبکه ها سپری کنید.

۱۲- یک بررسی و تحلیل دقیق در مورد زمانی که برای انجام کارهای خود اختصاص می دهید، انجام دهید تا متوجه شوید دقیقا کجا و چرا و به چه دلیلی وقتتان تلف می شود. همچنین به روزهای تعطیل آخر هفته هم رسیدگی کنید تا ببینید وقتتان صرف چه کارهایی می شود.

۱۳- با تکیه بر نتیجه بررسی و تحلیل زمانی خود، ببینید کجاها باید برای زمان خود دوباره از نو برنامه ریزی کنید. یا مثلا برای انجام چه اموری باید وقت بیشتری اختصاص دهید؟ از انجام کدام کارها نهایت لذت را می برید یا چه اموری ارزش صرف زمان را ندارند؟ عمده ترین و اصلی ترین فاکتوری که موجب اتلاف زمان شما در طول یک روز کاری می شود، چیست؟

۱۴- چه مسائلی باعث می شوند تا زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنید؟ ۵ گزینه اصلی و مهم از نظر خود را یادداشت کنید.

۱۵- به لیست بالا نگاه کنید (از گزینه یک تا ۱۴) کدام یک را اغلب در طول ماه انجام می دهید؟ یا در طول سال گذشته انجام داده اید؟

۱۶- چه مساله یا مشغله فکری، زمان شما را هدر می دهد؟

۱۷- چه چیزی موجب تحلیل رفتن انرژی شما و چه چیزی موجب تحلیل رفتن زمان شما می شود؟

۱۸- محدودکننده های زمان و انرژی را تا حد امکان کم کنید. با این کار می توانید با تمرکز و انرژی بیشتری به اموری حرفه ای خود بپردازید.

۱۹- این را به خاطر داشته باشید که در عرض نیم ساعت هم کارهای زیادی می توان انجام داد. پس پیش از شروع جلسه کاری یا میتینگ ها، وقت خود را در سالن و راهروها هدر ندهید.

۲۰- همه ما به زمان استراحت نیاز داریم.

۲۱- هرگاه احساس می کنید که خسته شده اید و تمرکز کافی ندارید، یک زمان کوتاهی را به استراحت بپردازید تا دوباره شارژ و سرحال شوید.

۲۲- برای اینکه بتوانید برای مدت طولانی خلاق و کارآمد بمانید، لازم است که آخر هفته ها به طور کلی کار و مسایل کاری را کنار بگذارید. به این ترتیب می توانید با انگیزه بیشتری کار کنید.

۲۳- هر عاملی که موجب تحلیل رفتن زمانتان می شود را پیدا کرده و از بین ببرید. این آیتم ها می تواند شامل تکنولوژی، سیستم های کاری، جریان کار یا حتی همکاران باشند. پس از شناسایی این عوامل، به تغییر آنها پرداخته و برای وقت و ایده های خود ارزش قایل شوید.

۲۴- اگر احساس می کنید انجام برخی امور بیشتر از آنچه که باید زمان شما را می گیرند، ساعت مچی خود را باز کرده، آن را روی میز در مقابل چشمانتان بگذارید و از زمان شروع مدام خودتان را چک کنید که چه بازه زمانی را به فلان کار اختصاص داده اید! این کار را چندین بار تکرار کنید تا متوجه شوید که در عرض چند دقیقه و چگونه می توانید کار موردنظر را به بهترین شکل و بدون هیچ اتلاف وقتی به پایان برسانید.

۲۵- این را در نظر داشته باشید که ما عموما «حدس می زنیم» که یک کار چقدر از زمانمان را می گیرد. می توانید این زمان را به طور دقیق برآورد کنید تا به واسطه آن، عوامل اضافی را از روند انجام کارها حذف کنید.

۲۶- آیا دوست دارید برای به موقع انجام دادن کارهای خود، ضرب الاجل تعریف کنید؟ به طور مثال، مثلا از شب قبل از آغاز پروژه، انجام آن را استارت می زنید یا تمایل دارید برای خود زمان زیادی تعریف کنید که بدون استرس کار کنید؟ هر دو مورد خوب هستند. اما باید بدانید کدام یک از این روش ها برای شما مناسب تر است تا بتوانید از ویژگی ها و استعدادهای خود نیز در این زمینه کمک بگیرید.

۲۷- چرخه طبیعت و تغییر ساعات شبانه روز را همیشه مدنظر داشته باشید. با لحاظ کردن زمان غروب و طلوع آفتاب، می توانید برنامه مناسب تری برای انجام کارهای خود داشته باشید.

۲۸- آیا در تلاش هستید تا همه کارها را در یک چهارچوب زمانی مشخص به انجام برسانید؟ آیا امکانش وجود ندارد که همه امور به روند طبیعی و نرمال پیش رفته و به سرانجام برسند؟ حتما باید فشار زیادی به آن ها وارد کنید؟

۲۹- آیا در این هفته برایتان پیش آمده که به جای پول خرج کردن از زمانتان خرج کنید؟

۳۰- بهترین روش برای اینکه بتوانید مدیریت درست تری روی زمان خود داشته باشید این است که به بررسی کارهای خود در طول یک سال یا یک ماه گذشته بپردازید تا همه فاکتورهای هدردهنده زمان را کشف و از کارهای روزانه خود حذف کنید.