آنچه در خرید نرم افزارهای حسابداری خوب باید بدانیم

نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی، بر اساس سلایق گوناگون و کاربردهای دفاتر حسابداری، متنوع بوده و قیمت و کارکردهای مختلفی دارند. هر شرکت باید بر اساس نیازهای خود و جامعه مشتریان، نسب به طراحی و تولید یا انتخاب نرم  افزارهای موجود اقدام کند. طبیعت برخی از  شرکت‌ها بر اساس پروژه تعریف می شود. آن ها نیازمند نرم افزارهای مدیریت پروژه هستند که علاوه بر مدیریت فعالیت ها، مدیریت هزینه را نیز برایشان ترسیم کند. به کمک نرم افزار حسابداری ، مدیریت پروژه، مدیریت هزینه، مدیریت ریسک و بسیاری از موضوعات دیگر، در قالب گزارش های حسابداری و حسابرسی، قابل بررسی و تشخیص بوده و گراف ها، حرف های خوبی برای مدیران ارشد دارند.

در شرک‌های فعال در بازار بورس که سهام آن ها روزانه توسط هزاران نفر خرید و فروش می شود، گزارش های حسابداری مبتنی بر نرم افزارهای حسابرسی، نقش زیادی در درک بهتر سهامداران در راستای سرمایه گذاری در شرکت و جریان نقدینگی خواهد داشت.

نرم افزار های حسابداری چه کاربرد هایی را پوشش می دهند؟

بخشی از نرم افزار های حسابداری، برای حسابداری پایه هستند. یعنی کارهای معمولی. مثلا مدیریت حساب های بانکی. بررسی ضمانت نامه های بانکی برای پروژه های مختلف. سر رسید چک هایی که به فروشندگان کالا و خدمات داده شده است. دریافت مبالغ صورت وضعیت از کارفرما های دولتی و خصوصی و مدیریت دارایی های ثابت و بررسی اسناد دریافتنی و پرداختنی. این ها در واقع هسته یک سیستم حسابداری را تشکیل می دهد که نیاز مدیریت مالی را تامین می کند.

بخشی از نرم افزار های حسابداری، پروژه محور (PROJECT BASED ACCOUNTING) تعریف و طراحی می شود. یعنی شما بر اساس پروژه ای که در یک صنعت خاص در یک مکان و زمان خاص دارید، نرم افزار خاصی طراحی  یا خریداری می کنید تا آن نیاز خاص را بر طرف کند. این نرم افزار ها تلاش می کند تا سود شما در پروژه خاص بهتر رصد و افزایش یابد و از هدر رفتن منابع انسانی و کالایی، جلوگیری شود. حداکثر سازی سودآوری هم در مدیریت منابع انسانی هم در نظارت بر حسن اجرای  تعهدات پیمانکار در مقابل مشتری (شامل کارفرما) صورت می گیرد.

در نرم افزار های حسابداری پروژه محور، تلاش می کند تا هزینه های پروژه در حال و اینده بررسی و همه هزینه ها از نظر مدیریت پروژه محاسبه می شود تا در بهبود تصمیم گیری مدیران میانی و ارشد موثر باشد.

برخی از نرم افزارهای حسابداری تنها به منظور مدیریت تنخواه صورت می گیرد. این نوع نرم افزار ها، فقط به منظور مدیریت تن خواه و بررسی جریان نقدینگی تخصیصی به واحد های مختلف عملیاتی و اداری در نقاط مختلف طراحی می شود و تلاش می کند تا روند پیشرفت طرح های توسعه ای و هزینه های آن ها را بررسی کند. این نوع نوع نرم افزار ها هم در سازمان های دولتی و خصوصی و شرکت ها کاربرد دارد.

برخی از نرم افزار های حسابداری به منظور مدیریت موجودی طراحی می شود تا به شرکت ها کمک کند تا سطوح موجودی صحیح را برای به  حداکثر رساندن سود و کاهش اتلاف هزینه و کاهش استهلاک و افزایش  ضرر و زیان، تحت نظر قرار بگیرند.

نرم افزار بودجه بندی و پیش بینی از دیگر نرم افزار های حسابداری است که کاربرد بسیار دارد. پیش بینی هزینه ها، چشم انداز خوبی را در اختیار مدیریت ارشد می دهد تا فاصله خود با VISION/MISSION را بهتر ردیابی کند. این سیستم ها به طور معمول در کسب و کار هایی مورد استفاده قرار می گیرد که پیش بینی های مختلف را با بودجه ادغام می کنند تا در تصمیم گیری های چند متغیره، دیتا محور باشند.

نرم افزار های حسابداری مدیریت حقوق و دستمزد هم متداول ترین نرم افزار ها هستند که فیش  حقوق صادر می کنند. پرداخت مالیات های دارایی  ماهانه و ارزش افزوده فصلی و حق بیمه پرسنل و بررسی ماموریت و مزایای منابع انسانی از جمله مسئولیت های این نرم افزار ها به شمار می روند.

آنچه باید در انتخاب نرم افزار حسابداری بدانید

• بزرگی یا کوچکی سازمان شما در خرید نرم افزار مهم است.
• در خرید نرم افزار حسابداری، مشاوران فناوری اطلاعات و ارتباطات را در نظر داشته باشید.
• در خرید نرم افزار حسابداری، حسابداران خبره می‌توانند نقش مشورتی حرفه ای ایفا کنند.
• ضعف و قوت نرم  افزار حسابداری مورد نظر را با توجه به نیازهای سازمانی خود شناسایی کنید.
•  در خرید نرم افزار حسابداری، پشتیبانی اطلاعاتی اهمیت زیادی دارد.
• در خرید نر افزار حسابداری، تجارب دیگر مصرف کنندگان را در نظر داشته باشید.
• توجه داشته باشید که خرید نرم افزار حسابداری خوب، یعنی شفافیت بیش تر در عملکرد و مدیریت بهتر هزینه .
• نرم  افزار حسابداری خوب، شما را در پیش برد منطقی و مقرون به صرفه پروژه ها و هزینه یاری می دهد.
• نیاز سنجی، اصل مهم در خرید نرم افزار  حسابداری بهینه است.
• هیچ گاه، جامع ترین نرم افزارهای حسابداری موجود بازار، مناسب نیازهای سازمان بزرگ شما نیست.
• اگر  نیازسنجی صحیح انجام نشود، پول زیاد برای ماژول های اضافی  پرداخت خواهید کرد که بی کاربرد است.
•  دامنه مشتریان بالقوه  وبالفعل شما در انتخاب نرم افزار حسابداری  خوب اهمیت دارد.
• نرم افزار حسابداری خوب نرم افزاری است که با توجه به نیازهای آتی شما، قابل به روز رسانی آسان و ارزان باشد.
• پشتیبانی تکنیکی و عملیاتی، از وظایف فروشندگان و طراحان نرم افزارهای حسابداری است.
•  از فروشندگان مجاز نرم افزار حسابداری، گواهی فعالیت از شورای عالی انفورماتیک درخواست کنید.
•  استعلام قیمتی در خرید نرم افزارهای منتخب حسابداری مورد نظر را فراموش نکنید.
• اگر نرم افزار حسابداری مورد نظر شما در قالب رایانش ابری یا هوش مصنوعی اجرا می شود، هزینه بیش‌تر  و مدیریت بیشتری نیاز  دارد.
• نرم افزار حسابداری خوب، گرافیک و کاربردی آسان باید داشته باشد.
• مدتی برای رفع باگ نرم افزار حسابداری مورد نظر در زمان بارگذاری در قالب اتوماسیون اداری سازمانی و تعیین سطح  دسترسی کاربران در نظر بگیرید.
• نرم  افزار حسابداری خوب، باید بتواند گزارش های مالیات بر ارزش افزوده فصلی و سالانه و درصدهایی که اداره کار و مالیات برای حقوق و دستمز پرسنل و بیمه تعیین می کند را به راحتی تغیر و اعمال کند.

تجارب خود را در خرید و نصب و اجرای نرم افزارهای حسابداری خوب به اشتراک بگذارید.