چگونه متن نامه استعفا از کار را بنویسیم؟

بسیاری از افراد با نحوه ترک شغل خود و استعفا آشنا نیستند و این کار را غیرحرفه‌ای انجام می‌دهند. این مسئله گاهی اوقات باعث می‌شود که ترک شغل همراه با تنش‌هایی باشد که استرس زیادی را به آن‌ها وارد کند. با‌این‌حال، اگر روش درست و حرفه‌ای را در استعفا دادن و ترک سازمان بلد باشیم، می‌توانیم این مرحله را با استرس کمتر و بسیار محترمانه و دوستانه پشت سر بگذاریم.

یکی از مهم‌ترین مراحل در استعفا دادن، نوشتن یک نامه رسمی برای ترک شغل است. در این مقاله قصد داریم بخش‌های مختلف متن نامه استعفا از کار را بررسی کنیم و یک نمونه متن استعفا را در اختیار شما قرار دهیم. پس با ما همراه باشید.

نامه استعفا از کار چیست؟

نامه استعفا از کار یا Resignation letter در حقیقت یک نامه رسمی است که به کارفرما و مدیرتان اطلاع می‌دهد که دقیقا در چه تاریخی قصد ترک سازمان را خواهید داشت. توجه داشته باشید که این نامه معمولاً بعد از اعلام شفاهی شما مبنی بر ترک شغلتان است و نباید قبل از صحبت مستقیم با مدیر، این نامه را بدون مقدمه به او تحویل بدهید. همچنین در برخی شرکت‌ها این نامه برای اطلاع به مدیر منابع انسانی و تسویه حساب نهایی انجام می‌شود.

اگر قصد استعفا از شغل فعلی خود را دارید و هنوز موقعیت شغلی خوبی پیدا نکرده‌اید، می‌توانید از طریق لینک استخدامی های جدید، فرصت‌های شغلی حوزه مدنظرتان را مشاهده کرده و برای آن‌ها رزومه بفرستید.

اصول کلی متن نامه استعفا از کار

همان‌طور که گفتیم بهتر است قبل از تحویل یا ارسال نامه استعفا مستقیماً با مدیرتان صحبت کنید، چه به‌صورت حضوری، چه از طریق اسکایپ یا تلفنی. این کار نشان‌دهنده رفتار حرفه‌ای و احترام شما به مدیرتان است. همچنین نامه استعفا از کار باید موارد زیر را پوشش دهد:

• متن اعلام استعفا از کار
• تاریخ آخرین روز کاری
• ابراز تشکر و قدرانی
• ابراز تمایل برای آموزش نیروی جدید
• سایر اطلاعات مهم
• امضا

مواردی که نباید در نامه استعفا بیان شوند

صرف‌نظر از دلایلی که برای ترک شغل خود دارید، تصمیم خود را با احترام و بیانی مثبت و دوستانه با کارفرمای خود در میان بگذارید. در حقیقت نامه استعفای شما نباید شامل شکایت یا نارضایتی از شرکت، مدیر یا همکارانتان باشد و برای حرفه‌ای نگه‌داشتن آن، فقط مواردی را که در بالا ذکر کردیم، بیان کنید.

چگونه نامه استعفا از کار را بنویسیم؟

در کل نوشتن متن استعفا نامه با رعایت نکاتی که در ادامه بیان می‌کنیم، فرایند ساده‌ای است. همچنین قبل از نوشتن نامه از مدیرتان بپرسید که فرایند ترک شغل در آن سازمان چگونه است و اگر نیاز است اطلاعات دیگری در اختیار آن‌ها بگذارید، آن را در نامه بیان کنید. در ادامه نحوه نوشتن بخش‌های مختلف متن نامه استعفا از کار را جداگانه توضیح داده‌ایم.

بخش اول: اعلام استعفا از کار

اولین بخش از متن نامه استعفا از کار، خطاب محترمانه مدیر، اعلام رسمی استعفا و ذکر تاریخ آخرین روز کاری شماست. برای این کار ابتدای نامه را با «جناب آقای….» یا «سرکار خانم….» شروع کنید و اگر مخاطب نامه شما فرد خاصی نیست، می‌توانید با «مدیریت محترم شرکت….» نامه را شروع کنید.

در مرحله بعد، به‌صراحت اعلام کنید که در حال نوشتن استعفای رسمی خود از شرکت هستید و تاریخ آخرین روز کاری خود را نیز درج کنید. معمولاً زمان خروج از شرکت باید حداکثر یک ماه و حداقل دو هفته از اعلام رسمی شما در نظر گرفته شود. با‌این‌حال، ممکن است سازمان با رفتن زودتر شما نیز مشکلی نداشته باشد؛ اما در نامه این تاریخ را همان یک ماه در نظر بگیرید.

مثال:

بسمه تعالی

جناب آقای/سرکار خانم….. مدیریت محترم واحد …….

با سلام و ادب خدمت شما به استحضار جنابعالی می‌رسانم که اینجانب با کد ملی ….. و شماره پرسنلی ….. از تاریخ ….. به بعد قادر به همکاری با شرکت…..نخواهم بود. لذا در صورت موافقت شما، درخواست  استعفای خود را از سمت ….. به حضور محترم اعلام می‌کنم.

بخش دوم: ابراز تشکر و قدرانی

توجه داشته باشید که همیشه باید روابط کاری خود را حرفه‌ای و مثبت نگه دارید. به همین دلیل بخش ابراز تشکر و قدرانی را در متن نامه استعفا از کار فراموش نکنید.

مثال:

این فرصت را غنیمت می‌دانم تا از شما به دلیل آموزه‌های زیاد و تجربیاتی که در اختیار من گذاشتید، تشکر لازم را به ارمغان بیاورم. همکاری با شما و سایر اعضای واحد…. برای من افتخار بزرگی بوده است و امیدوارم این همکاری برای شما هم لذت‌بخش بوده باشد.

بخش سوم: سایر موارد و نتیجه‌گیری

در بخش سوم و آخر باید سایر اطلاعاتی را که نیاز است بیان کرده و نامه را تمام کنید. همچنین بهتر است برای آموزش نیروی جدید و انتقال تجربیات خود به آن شخص، ابراز تمایل کنید. این کار نشان‌دهنده تعهد کاری و رفتار حرفه‌ای شماست که باعث می‌شود با حسی مثبت سازمان را ترک کنید.

مثال:

اینجانب در تلاش هستم تا انتقال این سمت شغلی را تا حد امکان راحت انجام دهم. به همین دلیل تمامی پروژه‌های خود را تا قبل از تاریخ ذکر شده به اتمام می‌رسانم و برای آموزش فرد جدید و انتقال تجربیات خود اعلام آمادگی می‌کنم.

پیشاپیش از لطف و توجه بی‌پایان شما متشکرم و آرزوی بهترین‌ها را برای شما و شرکت دارم.

با تشکر

(نام و نام خانوادگی)

(امضاء)

سایر نکات مهم برای نوشتن نامه استعفا

در ادامه نکات مهم دیگری را که برای نوشتن نامه استعفا از کار باید در نظر داشته باشید، بیان می‌کنیم.

لحن خود را دوستانه نگه دارید

همان‌طور که پیش‌ازاین گفتیم بسیار مهم است که صرف‌نظر از دلایلی که شما را وادار به استعفا کرده است، لحن نامه را دوستانه و مثبت نگه دارید. علاوه بر حرفه‌ای بودن این رفتار، لحن دوستانه باعث می‌شود تا روابط کاری شما با کارفرمای خود مثبت بماند؛ زیرا شاید در آینده از او توصیه‌نامه کاری بخواهید یا حتی مسیرتان در موقعیت‌هایی یکی شود و اگر بین شما تنش وجود داشته باشد، ممکن است به ضرر آینده شغلی شما تمام شود.

نامه را شخصاً تحویل دهید

در صورت امکان، بهتر است نامه استعفای خود را شخصاً به مدیرتان تحویل دهید. اگر این نامه چاپی و به شکل نامه های اداری است، حتماً تاریخ را در بالای نامه قید کنید. همچنین اگر می‌خواهید این نامه را از طریق ایمیل برای مدیرتان بفرستید، بهتر است بلافاصله پس از ملاقات شخصی با مدیرتان آن را ارسال کنید.

نامه را مختصر بنویسید

اگر به دلایل شخصی یا خاصی شرکت خود را ترک می‌کنید و تمایلی به بیان دلایل خود ندارید، نامه استعفا را مختصر و مفید بنویسید و از ذکر جزئیات غیرضروری بپرهیزید.

برای موقعیت‌های خاص برنامه‌ریزی کنید

در شرایط خاصی، کارفرما یا مدیرتان ممکن است همان روزی که استعفا می‌دهید، از شما بخواهد سازمان را ترک کنید. در این شرایط اگر کار جدید شما چند هفته بعد شروع شود، دراین‌بین مدتی بیکار خواهید ماند و حقوقی دریافت نخواهید کرد. به همین دلیل بهتر است قبل از این اتفاق، برای آن برنامه‌‌ریزی کنید.

پیشنهاد می‌کنیم که برای پیش‌بینی این موقعیت‌ها، رفتار مدیرتان را با افرادی که قبل از شما استعفا داده‌اند، بسنجید و ببینید آیا برای آن‌ها چنین اتفاقاتی افتاده است یا روند شرکت این‌گونه نیست و چند هفته به شما برای ترک شغلتان فرصت می‌دهند؟ همچنین می‌توانید برای این موقعیت‌ها پس‌انداز داشته باشید تا بتوانید در موقعیت‌های غیرقابل‌پیش‌بینی و غیرمنتظره‌، شرایط را به‌خوبی کنترل کنید.

دستورالعمل‌های مدیرتان را برای مراحل بعدی دنبال کنید

پس از ارائه استعفای رسمی، ممکن است مدیرتان برنامه‌ریزی انتقالتان را انجام دهد و از شما بخواهد طبق آن عمل کنید. این برنامه‌ریزی می‌تواند شامل اتمام پروژه‌های خاص یا انتقال بخشی از دانشتان به فرد جدید باشد.

دلایلی که نباید برای آن استعفا دهید

حال که تا اینجا به‌طور کامل نحوه نوشتن متن نامه استعفا از کار را بررسی کردیم، بهتر است این سؤال را از خود بپرسید که به چه دلیلی در حال ترک محل کار و شغلتان هستید؟ گاهی اوقات این دلایل کاملاً روشن و منطقی هستند مانند مهاجرت به شهر یا کشوری دیگر، قصد ادامه تحصیل، گرفتن آفر از یک شرکت بزرگ‌تر و معتبرتر، عدم فرصت رشد و ترقی در شرکت فعلی و غیره. با‌این‌حال، در برخی مواقع نیز این دلایل ممکن است کافی نباشند و شاید بهتر است قبل از تصمیم به ترک سازمان راه‌های دیگری را برای بهتر کردن شرایط امتحان کنید.

در ادامه دلایلی را که بهتر است به خاطر آن‌ها از کارتان استعفا ندهید، بیان می‌کنیم.

حقوق بیشتری می‌خواهید

هیچ‌یک از ما از حقوق بالا بدمان نمی‌آید و دریافت پیشنهاد حقوق بالاتر از شرکتی دیگر می‌تواند دلیلی منطقی برای ترک سازمان فعلی باشد؛ اما فقط درصورتی‌که عوامل دیگری را هم در نظر بگیرید. در حقیقت پول نمی‌تواند در طولانی‌مدت در رضایت شغلی شما تأثیرگذار باشد و عوامل دیگری مانند مدیر خوب، مطابقت با فرهنگ سازمانی، محیط غیرسمی، امکان رشد و ترقی و… تأثیر بسیار زیادی در رضایت شغلی شما دارند. به همین دلیل مطمئن شوید که فقط به دلیل حقوق بالا قصد ترک سازمان را ندارید و سایر عواملی را که نام بردیم، بررسی کرده‌اید.

مدت زمان کمی در سازمان فعلی مانده‌اید

همیشه این نکته را به خاطر داشته باشید که در ماه‌های اولیه کار کردن در هر سازمانی احساس عدم تعلق یا سایر موارد ممکن است سراغتان بیاید و دلیل آن‌هم عدم آشنایی کافی با سازمان است. به همین دلیل اگر فقط به این دلیل استعفا می‌دهید، بهتر است به خودتان و سازمان فعلی خود فرصت بدهید تا شاید شرایط بهتر از قبل شود. همچنین ترک شغل در چند ماه اول شروع کار اگر زیاد تکرار شود می‌تواند نکته منفی‌ای در رزومه شما باشد.

برای تغییر شرایط فعلی خود تلاشی نکرده‌اید

بسیاری از مشکلات یا شرایطی که ما به خاطر آن‌ها از کارمان استعفا می‌دهیم، قابل حل شدن هستند. به همین دلیل همیشه سعی کنید اعتراض یا نارضایتی خود را از هر موقعیتی که درگیر آن هستید به مدیرتان انتقال دهید و تا جایی که خودتان می‌توانید برای حل آن قدم بردارید. همیشه به خاطر داشته باشید که بازخوردها و سخنان افراد یک سازمان می‌تواند برای تمامی افراد حاضر در آن سازمان مفید باشد و باعث تغییر شرایط شود.

دچار فرسودگی شغلی شده‌اید

در دنیای امروزی، فرسودگی شغلی کارمندان یک اتفاق رایج است؛ مخصوصاً در مشاغلی مانند معلمی، پرستاری و غیره. همچنین فرسودگی شغلی دلایل زیادی می‌تواند داشته باشد که بسیاری از آن‌ها ممکن است با صحبت با مدیرتان و سایر راه‌ها قابل حل باشند. به‌عنوان‌مثال شاید در چند ماه اخیر کارهایتان زیادتر از قبل شده‌اند و اوقات فراغت کمی داشته‌اید. پس حتماً این موضوع را با مدیرتان در میان بگذارید و از او بخواهید کارهایتان را متعادل‌تر کند.

حتی اگر از شغل فعلی خود خسته شده‌اید و به دنبال تغییر مسیر شغلی‌تان هستید. در این موارد هم ممکن است با در میان گذاشتن این موضوع با مدیر مستقیم یا مدیرعامل شرکت، فرصت شغلی دیگری در همان سازمان به شما پیشنهاد شود و نیازی به ترک شرکت وجود نداشته باشد.

جمع‌بندی

نوشتن نامه استعفا از کار یکی از مهم ترین مراحلی است که باید در فرایند ترک شغل خود انجام دهید. نامه استعفا از کار را معمولاً باید بعد از صحبت مستقیم با مدیرتان به او تحویل دهید و مواردی مانند اعلام رسمی استعفا از کار، تاریخ ترک سازمان، ابراز تمایل برای آموزش فرد جدید و ابراز تشکر و قدرانی در آن وجود داشته باشد.

در این مقاله سعی کردیم نکات کاملی را برای نحوه نوشتن متن نامه استعفا از کار به شما ارائه کنیم که امیدواریم برایتان مفید واقع شده باشد.