چگونه زمان پاسخ گویی به ایمیل ها را مدیریت کنیم

پاسخ ندادن به ایمیل ها می تواند به وجهه شما ضربه بزند

همه ما پر شدن بیش از حد صندوق ایمیلمان را تجربه کرده ایم. برای پاسخ دادن به برخی ایمیل ها باید زمان زیادی صرف شود. اگر فرصت چنین کاری را ندارید، می توانید زمان پاسخ گویی خود را به طرف مقابل اعلام کنید.

«سارا مک کورد» (Sara McCord) یک نویسنده است که توصیه هایی برای پاسخ گویی به ایمیل های کاری ارائه نموده:

اگر مدت زمان پاسخ گویی تان بیش از یک هفته به طول بیانجامد، طرف مقابل تصور می کند که شما برای وی اهمیت چندانی قائل نیستید و بنابراین احساس بدی به وجود می آید. اگر شما زمان مشخصی برای پاسخ دادن به طرف مقابل تعیین کنید، می توانید توجه و احساس مسئولیت خود را به وی نشان دهید.

شما با این کار خود را از اتهام بی مسئولیتی و بی اهمیتی نجات خواهید داد. اگر هم موفق شوید زودتر از زمان مقرر به ایمیل خود پاسخ دهید، طرف مقابل از شما به عنوان فردی خوش قول و با برنامه یاد می کند. بنابراین با همین تکنیک ساده می توانید نظر دیگران را نسبت به خودتان تغییر دهید.

این کار جز آداب معاشرت اداری است، اما دلایل متعدد دیگری نیز می توان برای مفید بودن آن برشمرد. به عنوان مثال این کار شما را مجبور می کند که برای پاسخ گویی به ایمیلتان ساعت مشخصی را اختصاص دهید. دلیل دیگر این است که فرستنده ایمیل از دریافت آن توسط شما اطمینان پیدا نموده و دیگر ایمیل های تکراری برایتان نمی فرستد.