گاهی اوقات نیاز داریم نامه های مهمی برای افراد داریم که نمی شناسیمشان یا افرادی که در مقام بالایی قرار دارند. در بسیاری از نامه های رسمی به زبان انگلیسی در ابتدای آن عبارت To Whom It May Concern نوشته شده است. این عبارت نوعی شروع نامه یا ایمیل برای طرف رسمی مقابل است. در واقع معنای این عبارت چنین است: «برای هر کسی که مناسب ترین دریافت کننده این نامه یا ایمیل است». واژه it در این عبارت به محتوای نامه یا ایمیلی اشاره دارد، چه یک شکایت باشد، یک درخواست کار یا یک شهادت.
در واقع با عبارت To Whom It May Concern می گویید که نامه یا ایمیل شما باید به دست مرتبط ترین شخص برسد. شاید شنیده باشید که این عبارت دیگر منسوخ، پرطمطراق یا ناخوشایند شده است. بیش از همه، کارشناسان حوزه شغل و کار مردم را تشویق به استفاده نکردن از این عبارت در حوزه درخواست استخدام و روی پشت نامه ها می کنند. دلیل چیست؟ استفاده از عبارت To Whom It May Concern به خواننده نامه یا ایمیل شما می گوید که شما تحقیقات کافی و لازم برای شناسایی شخصی که نامه شما باید به دست وی برسد را انجام نداده اید. استفاده از این عبارت هم چندان دوستانه نبوده و به خاطر رسمی بودن بیش از حد، ممکن است برای طرف مقابل که عمدتاً کارفرمایان هستند جذاب نباشد.
مزیت واقعی استفاده از عبارت To Whom It May Concern این است که یک گزینه مناسب برای شروع نامه و خطاب قرار دادن خواننده نامه یا ایمیل در مواقعی است که دریافت کننده را نمی شناسید و نمی دانید چه کسی خواهد بود. وقتی برای یک نماینده خدمات مشتریان نامه می نویسید که مشخص نیست چه کسی باشد، استفاده از این عبارت بسیار مناسب خواهد بود. اگر طرف دریافت کننده نامه یا ایمیل کسی است که ممکن است در آینده با او رابطه داشته باشید باید سعی کنید هویت او را شناسایی کنید و تا سرحد ممکن از عبارت To Whom It May Concern استفاده نکنید. اگر اسم دریافت کننده نامه یا ایمیل را می دانید، شخصاً او را خطاب قرار دهید.
حتی اگر نمی دانید دریافت کننده چه کسی است نیز بهتر است از عنوان شغلی او استفاده کنید. نکته دیگر اینکه لازم نیست این عبارت را با حروف درشت بنویسید هر چند عموماً از این شکل استفاده می شود. اما از آنجایی که این عبارت جای نام دریافت کننده را می گیرد، بهتر است همانند نام شخص، از حروف بزرگ در ابتدای هر واژه استفاده کنید. بعد از این عبارت نیز بهتر است از نشانه دو نقطه یا کالن استفاده کنید اگر چه این یک قانون ثابت نیست. استفاده از کاما برای نامه های شخصی تر و دوستانه تر مناسب است.
بدون نظر