توصیه نامه های تحصیلی برای متقاضیان تحصیل در خارج [قسمت اول]

جهت اطلاع متقاضیان اپلای ترم پاییز ۲۰۱۸

در سلسله گفتارهای معرفی فرصت های تحصیلی و بورس در دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی خارج از کشور، تا کنون به موضوعات مختلفی از رزومه نویسی تا شیوه اپلای و پیدا کردن فرصت های بورس و شرکت در آزمون های بین المللی اشاره کردیم تا مخاطبان پرتال، در صورتی که عشق تحصیل در خارج هستند، با نکات معرفی شده بتوانند راهکارهای اثربخشی برای تحصیل در آن سوی آبها پیدا کنند.

هر ساله ده ها هزار دانشجوی ایرانی که در آزمون های بین المللی IELTS–TOEFL–GRE شرکت می کنند تا مدارک خود را در فرآیند اپلای دانشگاه های خارج از کشور به جریان بیاندازند، همه نیازهای اطلاعاتی مشابه دارند و به همین خاطر، محتوایی که بتواند آنان را در این مسیر سخت و پر هزینه و پر استرس یاری کند، بخشی از مشکلات را مرتفع خواهد کرد.

ما درباره فرآیند اپلای، اخذ پذیرش و حتی بورس های تحصیلی از دانشگاه های مختلف آسیا و اروپا، تا کنون ده ها گزارش تخصصی مصور ارائه کردیم. مثلا گفتیم که‌:

• چگونه بورس پیدا کنیم.
• چگونه باید مقاله آکادمیک نوشت.
• چگونه برای تحصیل رایگان در اروپا اپلای آنلاین بکنیم.
• دانشجویان ارشد و دکترا چه نکاتی را در نظر بگیرند.
• چگونه بورس های ۲۰۱۷ را پیدا کنیم.
• چه گونه باید روزمه تحصیلی نوشت.
• چه نکاتی برای شرکت در آزمون های بین المللی باید رعایت شود.
• فرصت های تحصیلی در ۹۰۰ دانشگاه روسیه چگونه است.
• تفاوت تحصیل در ارمنستان، اسپانیا، کره جنوبی، ترکیه، سوئد، فنلاند، اسپانیا و نروژ و سنگاپور  و نیوزلند چیست.
• بورسیه های اراسموس و SINGA چیست.

همه این موارد، شامل صد ها نکته مهم و کاربردی است که متقاضیان تحصیل در خارج از کشور می توانند با رجوع به مطالب ارائه شده، اطلاعات مورد نیاز خود را در فرآیند اپلای کسب کرده و از این راه برای ارتقای شانس پذیرش و بورسیه خود اقدام کنند.

در گفتار امروز، به یکی دیگر از موارد اساسی در فرآیند اپلای و پذیرش تحصیلی اشاره می شود. مقوله توصیه نامه های تحصیلی که با نام RECOMMENDATION LETTER یا Letter of recommendation شناخته می شود، از جمله  نیازمندی های پذیرش (ADMISSION’S Requirements) دانشگاه های مختلف دنیا بوده و از متقاضیان (APPLICANTS) درخواست می شود تا  حداقل۲ توصیه نامه را ضمیمه مدارک (applications) خود بکنند.

با ما همراه باشید.

چرا توصیه نامه ؟

فکر کنید برای یک موقعیت شغلی در یک شرکت یا موسسه ای در داخل یا خارج از کشور، قصد دارید مدارک خود را ارسال کنید. حتما از شما یک رفرنس درخواست می شود تا مسئولان منابع انسانی مجموعه حقوقی مورد نظر، بتوانند بخشی از ادعاهای شما را که در رزومه مطرح شده است را در صورت لزوم استعلام کنند.

این کار، برای راستی آزمایی و بررسی صحت ادعای اعلامی از سوی متقاضی انجام می شود و البته در همه مواقع، از سوی کارفرما برای بررسی پرونده شغلی متقاضیان شغل انجام نمی گیرد. رفرنس، یکی از چند فرصتی است که در اختیار کارفرما قرار می گیرد تا صلاحیت فنی و اخلاقی و علمی و تجربی متقاضی شغل را بررسی کند.

در محیط های علمی نیز، برای بررسی صلاحیت علمی و فنی و تجربی متقاضیان تحصیل در دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی خارج از کشور، از آنها درخواست می شود تا توصیه نامه تحصیلی ارائه کنند تا بدینوسیله، بتوان درباره وضعیت علمی و تجربی یک دانشجو از نگاه متخصصان و کارشناسانی که با وی کار کرده اند، آگاه شد.

در واقع، توصیه نامه های تحصیلی، شرط لازم برای دریافت و پذیرش مدارک تحصیلی دانشجویان در فرآیند اپلای به شمار می رود و البته شرط کافی برای دریافت ادمیشن نیست. یعنی شما با فرض اینکه از بهترین استاد در رشته خودتان، توصیه نامه تحصیلی داشته باشید، باز می بایست شرایط دیگر ادمیشن در دانشگاه مقصد را داشته باشید

برای همین، توصیه نامه تحصیلی شرط کافی برای دریافت ادمیشن نیست و بعضا پیش آمده که یک دانشجو با داشتن توصیه نامه تحصیلی از رییس دانشگاهی که قصد اپلای و دریافت پذیرش داشته، به دلیل عدم صلاحیت علمی و کسب حد نصاب لازم برای ادامه تحصیل، از دریافت پذیرش نهایی باز مانده است.

بنابراین، نه این توصیه نامه آنقدر اهمیت دارد که همه فکر و ذهن شما را در فرآیند اپلای به خود معطوف کند و نه آنقدر بی اهمیت است که شما دریافت یک توصیه نامه خوب را فراموش کنید!

 همانطور که شما در رزومه های پیدا کردن فرصت های کاری که برای شغلی خاص در مکانی خاص اقدام می کنید، اطلاعات فرد یا افرادی را برای تماس کارفرما قید می کنید، در توصیه نامه نیز باید اطلاعات توصیه کننده برای توصیه شونده در دسترس باشد.

گاهی اوقات از شرکتی که قبلا شما در آن جا مشغول به کار بودید درخواست می شود که رضایت نامه شغلی (job satisfaction) تخصصی برای شما صادر کند. این رضایت نامه، در واقع نقش همان توصیه نامه ایی را دارد که متقاضیان تحصیل در خارج از کشور، برای آغاز تحصیل در رشته های مورد علاقه در دانشگاه مقصد، می بایست ضمیمه مدارک خود کنند.

توصیه نامه، به این موضوع اشاره می کند که شما به عنوان دانش آموخته یک مقطع در یک رشته مشخص، دارای ظرفیت های علمی، اخلاقی، تئوریک و عملی جهت ادامه تحصیل هستید و فرد توصیه کننده، شناخت نسبی درباره قابلیت های توصیه شونده دارد. برای همین به واحد پذیرش دانشگاه مقصد،‌شما را برای ادامه تحصیل توصیه می کند.

آیا توصیه نامه، الزام آور است؟

همان طور که از نام توصیه نامه تحصیلی متوجه شده اید، این نامه، در واقع یک نامه پیشنهادی و توصیه ای بوده و هیچ الزام یا ضرورتی را برای دانشگاه مقصد درباره پرونده تحصیلی شما ایجاد نمی کند.

یعنی حتی اگر شما از رییس جمهور یا رییس فلان دانشگاه بزرگ دنیا نیز توصیه نامه تحصیلی دریافت کنید، این توصیه نامه در کنار همه مدارکی که به دانشگاه ارجاع دادید مورد بررسی قرار گرفته و طبق ضوابط پذیرش دانشگاه مقصد، نسبت به ارزشیابی مدارک و تصمیم نهایی، اقدام می شود.

بنابراین برای شما دریافت توصیه نامه از مهم ترین شخصیت های سیاسی و علمی ایران و جهان نباید اهمیت زیادی داشته باشد. چرا که امکان ندارد دانشگاهی به متقاضی ثبت نام در رشته ای، پذیرش با بورس اعطا کند، در حالی که فلان نمره زبان یا معدل تحصیلی یا رزومه ضعیف آکادمیک در اختیار داشته باشد. حتی اگر بتوانید از رییس همان دانشگاه، توصیه نامه تحصیلی دریافت کنید!

موردی که در بالا به آن اشاره شد، بارها برای متقاضیان تحصیل در خارج از کشور پیش آمده که فلان دانشجوی، با رزومه ضعیف، اما با توصیه نامه های تحصیلی آن چنانی،‌برای دانشگاه های معتبر اپلای کرده و متاسفانه نتوانسته استادی را برای سرپرستی دوره تحصیلی خود ترغیب کند و در نهایت واحد پذیرش دانشگاه (admission office) از اعطای پذیرش به وی، حتی بدون بورس هم امتناع کرده است.

توصیه نامه برای دانشگاه های مختلف متفاوت است؟

چه شما برای دانشگاه هایی که در فهرست ۱۰۰ دانشگاه برتر جهان قرار دارد اپلای کنید چه برای دانشگاه هایی متوسط، یک توصیه نامه می تواند برای همه کاربرد داشته باشد. اما همیشه توصیه می شود که عنوان مشخصی برای توصیه نامه توسط توصیه شونده قید شود تا حس بهتری به دانشگاه مقصد اعطا کند.

به دلیل اینکه توصیه نامه، جنبه متقاعده کننده ندارد و تنها یک بیانیه مشورتی برای آشنایی کلی با شرایط علمی و فنی و تجربی دانشجو است، لذا اگر یک توصیه نامه به دانشگاه های مختلف ارسال شود و در بالای آن:

To whom it may concern درج شود، نکته منفی نخواهد بود.

به همین منظور، به دانشجویان مشتاق تحصیل در خارج از کشور توصیه می شود که آن زمانی که سعی به جمع آوری خاص توصیه نامه های تحصیلی از اساتید و کارشناسان خاص رشته خود در داخل و خارج از کشور دارند، ‌به انجام امور تحقیقاتی و مطالعاتی اختصاص دهند که اگر توصیه نامه ای هم صادر می شود، با واقعیت هم خوانی بیش تری داشته باشد.

آیا توصیه نامه فرمت خاصی دارید؟

خیر! توصیه نامه همچون رزومه و بیانیه هدف و پروپزال تحقیقاتی، هیچ فرمت و استاندارد مشخصی ندارد و شما می توانید بر اساس نیازهای علمی خود، رزومه و بیانیه هدف و پروپزال شایسته و مبتنی بر نیازهای علمی و تکنیکی بدون غلط گرامری تهیه کنید و آن را به دانشگاه مقصد ارسال کنید. در تهیه آن، استاندارد خاصی وجود ندارد.

تنها استانداردی که باید رعایت کنید، پرهیز از طولانی نویسی، پرهیز از اشکالات گرامری، پرهیز از رنگارنگ کردن رزومه و پرهیز از چند صفحه ای کردن آن ها است.

همین فاکتورها در نوشتن و تهیه توصیه نامه نیز بایستی توسط توصیه کننده رعایت شود. در واقع توصیه کننده شما، باید یا زبان انگلیسی خوبی داشته باشد یا متنی که قصد نگارش ان را دارد قبلا ویراستاری شده و ایشان همان متن را تایپ و امضا و در صورت نیاز مهر کند.

معمولا توصیه نامه ها به زبان انگلیسی تهیه می شود و اگر توصیه نامه ای به زبان غیر انگلیسی داشتید که اهمیت بالا دارد، آن را ترجمه رسمی بکنید. در ترجمه رسمی، الزامی برای ممهور کردن به مهر وزارت امور خارجه و دادگستری نیست. چون این سند حقوقی محسوب نمی شود.

چه توصیه نامه ای بهتر است؟

توصیه نامه خوب یا بد نداریم. توصیه نامه تنها یک بیانیه معرفی توصیه شونده توسط توصیه کننده بوده و معمولا در ۱ صفحه و چند پارگراف است. هر توصیه کننده ای بر اساس سلیقه و نظر و ادبیات نوشتاری خود، توضیحاتی ارائه می کند و شما را برای تحصیل در رشته ای خاص و مقطعی مشخص به دانشگاه مقصد معرفی می کند.

اما ناگفته پیداست که برای تحصیل در دانشگاه ها، توصیه نامه ای که از یک استاد دانشگاه یا یک فعال دانشگاهی که با شما آشناییت علمی داشته و بر کار و فعالیت شما اشراف اطلاعاتی دارد، بسیار بهتر از توصیه نامه یک همکار اداره یا رییس بخش در شرکت یا سازمانی است که مشغول به کار بوده یا هستید.

مثلا وقتی شما با یکی از اساتید رشته خود یا یکی از مدیران شرکت صنعتی یا خدماتی که مشغول به کار هستید، مقاله، کتاب، پروژه، محصول یا خدماتی تخصصی ارائه می دهید، وقتی آن اساتید یا مدیران همکار، به شما توصیه نامه می دهند، این توصیه نامه کاربردی تر از توصیه نامه ای است که شما به واسطه آن که یک کورس را با یک استاد در دانشگاه در مقطع قبلی گذرانده اید.

بنابراین در توصیه نامه، باید تلاش شود که از افرادی دریافت شود که با شما فعالیتی علمی یا تجربی را انجام داده و ماحصلی مطلوب و قابل استناد داشته باشد.

توصیه نامه تحصیلی باید قابل راستی آزمایی باشد

همان طور که در مبحث رزومه نویسی هم اشاره شد، رزومه تحصیلی باید reliable و validate باشد. یعنی اطلاعاتی که در آن ارائه می شود، قابلیت استناد و اصطلاحا Verification  (راستی آزمایی) داشته باشد تا اگر دانشگاه خواست درباره صحت و سقم اطلاعات ادعا شده تحقیق بیش تر بکند، این امکان فراهم باشد.

در توصیه نامه نیز تقریبا چنین مساله ای صادق است. اطلاعاتی که در وصف شما به عنوان متقاضی تحصیل در خارج از کشور ارائه می شود، نباید با واقعیت، تفاوت زیادی داشته باشد. این که شما دانشجوی کوشا، علاقمند به تحصیل با روحیه و دانش خوب در تحقیق کیفی یا کمی (Qualitative/Quantitative) هستید، با این که شما را متخصص فلان نرم افزار و تخصص معرفی کند، تفاوت های زیادی دارد.

اگر به موضوعی اشاره می شود در داخل توصیه نامه، باید این احتمال را بدهید که دانشگاه با توصیه کنننده رایزنی کرده و اطلاعات تکمیلی را درباره محتوای ارائه شده در اختیار بگیرد یا از شما بخواهد، مدارکی دال بر تخصص و دانش و تجربه خود نسبت به موضوعات ادعایی در توصیه نامه ارائه کنید.

عدم توانایی در ارائه این موارد، در واقع به حذف پرونده تحصیلی شما ار دایره بررسی دانشگاه و در نهایت، REJECT شدن شما در فرآیند پذیرش منتهی می شود. بسیاری از دانشگاه های دنیا، در صورتی که در ْفرآیند پذیرش و تحصیل دانشجویی. متوجه فریبکاری و رفتاری مغایر با مرام و اصول و قوانین دانشگاه شوند، وی را در هر مرحله ای که باشد از ادامه تحصیل باز می دارند.

بنابراین به این موضوع توجه کنید که با واقعیت های علمی و عملی خود، برای تحصیل و بورس اقدام کنید و ان چه که هستید و دوست دارید باشید را معرفی کنید و از غلو کردن پرهیز کنید که فرصت آفرین نیست.

هدف توصیه نامه های تحصیلی چیست؟

توصیه نامه همان طور که از نامش پیداست، نامه ایی هست که فردی می نویسد و در ان، فردی را به جایی معرفی می کند. می خواهد برای کار باشد یا تحصیل یا هر مورد دیگر. توصیه نامه برای متقاضیان تحصیل در خارج از کشور به این علت اهمیت دارد که دانشگاه مقصد بداند که حداقل ۲ نفر از اساتید دانشگاه یا کارشناسانی که مدتی با داوطلب در تعامل و ارتباط بودند، داوطلب را از نظر علمی و اخلاقی، برای تحصیل در دانشگاه و رشته ایی بالاتر تایید و توصیه می کنند.

از طریق این توصیه می توان دریافت که:

– داوطلب در مدت تحصیل و کار، با چه افرادی در چه سطوح و چه زمینه هایی مشغول به همکاری و فعالیت بوده است.

–  نقاط قوت و ضعف متقاضی تحصیل چیست.

– توصیه کننده چه مدت با توصیه شوند در تعامل علمی بوده است.

–  چرا این داوطلب برای تحصیل در مقطعی در دانشگاه مقصد پیشنهاد می شود.

– چرا توصیه شونده، یک دارایی خوب برای دانشگاه مقصد است؟

هدف یک توصیه نامه باید در واقع این باشد که به دانشگاه مقصد بگوید که شما به واسطه قابلیت های علمی و تجربی و توان مندی های خود، یک دارایی (ASSET)‌ مطلوب برای منابع انسانی و رشد علمی دانشگاه مقصد خواهید بود.

توصیه نامه ها معمولا ۱ صفحه و متشگل از چند پاراگراف است که توصیه کننده برای توصیه شونده نوشته و مهر و امضا می کند. توصیه نامه ها معمولا از ساختار خاصی تبعیت نمی کند و معمولا به صورت محرمانه توسط توصیه کننده به دانشگاه هدف ارسال می شود، مگر این که دانشگاه هدف ساختار و شیوه ارسال خاصی را در APPLICATION’S REQUIREMENTS ذکر کرده باشد که باید به آن توجه شود.

به هر حال تقریبا اکثر دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالی، وقتی قصد اعطای پذیرش به دانشجویان خارجی را داشته باشند که در دانشگاه خودشان تحصیل نکرده‌اند، به عنوان یکی از مدارک مورد نیاز برای بررسی شرایط پذیرش دانشجویان خارجی، موضوع توصیه نامه را مطرح می‌کنند.

چگونه توصیه نامه به دانشگاه مقصد ارسال شود؟

توصیه نامه معمولا توسط توصیه شونده به دانشگاه مقصد ارسال می شود. مگر آنکه دانشگاه در این زمینه الزامی ارائه نکرده باشد و هر کس بتواند به دانشگاه مقصد، توصیه نامه را ارسال نماید. توصیه نامه ها بایستی ضمیمه مدارک تحصیلی داوطلبان شود و به واحد پذیرش دانشگاه ADMISSION DEPARTMENT یا GRADUATE DEPARTMENT  یا Undergraduate Department ارسال می شود و مسئولان هماهنگی این واحد ها، نسبت به بررسی توصیه نامه ها و ارسال آن به دانشکده مقصدی که اپلای کردید، اقدام می کنند.

البته، شیوه ارسال توصیه نامه ها در دانشگاه های مختلف متفاوت است:

۱- خود ارسالی

در این شیوه، دانشگاه از شما میخواهد، توصیه نامه ها را ضمیمه application کرده و به دانشگاه ارسال کنید. در این حالت، الزامی برای ارسال توصیه نامه توسط توصیه کننده وجود ندارد.

۲- ارسال مستقیم

در این حالت، دانشگاه از شما میخواهد تا از توصیه کننده بخواهید که توصیه نامه خود را مهر و موم کرده و به نشانی دانشگاه مقصد با پست ارسال کند. ارسال با پستت، بهتر است که به صورت سفارشی باشد تا صحت دریافت نامه توسط دریافت کننده به صورت اینترنتی چک شود. مثل ردگیری دیجیتالی دیگر مرسولات پستی.

۳- ارسال الکترونیکی

بعضی از دانشگاه ها به خصوص دانشگاه های آمریکای شمالی، از دانشجویان می خواهند تا از توصیه کننده درخواست شود تا متن کامل توصیه نامه را از طریق فرم الکترونیکی خاصی که در اختیارش گذاشته می شود نوشته و سابمیت کند. در این حالت، معمولا توصیه شونده، از محتوای متن توصیه نامه مطلع نمی شود.

۴- ارسال با پست الکترونیک

در این جالت، دانشگاه از شما می خواهد که از توصیه کننده بخواهید تا از طریق نشانی پست الکترونیک خودش، متن توصیه نامه را به نشانی پست الکترونیک دانشگاه مقصد ارسال کند. معمولا دانشگاه از شما میخواهد تا به نشانی ای میل واحد پذیرش (admission department) ارسال کنید.

همان طور که مشاهده می کنید، روش های ۴ گانه فوق الذکر اکنون مورد استفاده دانشگاه های مختلف جهان بوده و هر یک بنا به روش و سیستم پذیرش خود، نسبت به دریافت توصیه نامه تحصیلی دانشجویان اقدام می کنند.

در واقع، شیوه دریافت توصیه نامه ها در دانشگاه ها متفاوت بوده و این برای شما الزام است که توصیه نامه ها را حتما بر اساس سیستم و روشی که دانشگاه از شما درخواست می کند، ارسال نمایید. چرا که اتخاذ روشی غیر از رویه اعلامی، موجب رد پرونده تحصیلی می شود.

بنابراین ارزش ندارد که شما، یک پرونده تحصیلی که شانس پذیرش و حتی بورس هم دارد، بخاطر اشتباه در ارسال توصیه نامه، به خطر انداخته و شانس قبولی آن را کاهش دهید. بعضا مشاهده شده است که دانشجو، قادر یا علاقه به تغییر روش خود جهت ارسال توصیه نامه تحصیلی به دانشگاه مقصد نداشته و همین امر، باعث شده در فرآیند پذیرش رقابتی (competitive admission)، پرونده او مردود شود.

همان طور که گفتیم، می توان توصیه نامه ها را نوعی رفرنس علمی برای پرونده تحصیلی یک متقاضی تحصیل در دانشگاه قلمداد کرد که باید قابلیت استناد داشته باشد. یعنی اگر دانشگاه مقصد بخواهد صحت مطالبی که توصیه کننده درباره توصیه شونده بیان کرده را راستی آزمایی  کند، این کار امکان پذیر باشد.

چند توصیه نامه ضرورت دارد؟

اکثر دانشگاه های دنیا برای پذیرش دانشجویان خود چه برای پذیرش با بورس و چه بدون بورس، حداقل ۲ توصیه نامه تحصیلی مستند را از متقاضیان درخواست می کنند. بعضا ۳ مورد نیز مشاهده شده است. به هر حال، شما به عنوان متقاضی تحصیل در دانشگاه های که رقابت بالا وجود دارد، می بایست ۳ مورد توصیه نامه از اساتید یا کارشناسانی که مدتی با آن ها مشغول به کار و فعالیت بوده اید، در اختیار داشته باشید.

اکنون، اکثر دانشگاه ها از طریق سیستم آنلاین نسبت به دریافت مدارک متقاضیان و هم چنین بررسی پرونده آن ها جهت پذیرش اقدام می کنند و به همین خاطر، در صورتی که توصیه نامه های تحصیلی شما در مهلت مقرر دریافت نشود یا مورد پذیرش دانشگاه قرار نگیر یا به هر دلیل دیگر، پرونده شما در وضعیت incomplete خواهد بود.

این وضعیت، در واقع موقعی اتفاق می افتد که یک یا چند مورد در پرونده شما، دریافت یا مورد قبول واحد پذیرش پرونده های تحصیلی قرار نگرفته است. بنابراین به این مساله دقت کنید که در زمان مقرر،‌با شیوه اعلامی دانشگاه مقصد،‌نسبت به ارسال و تکمیل پرونده تحصیلی اقدام کنید.

عدم تکمیل پرونده تحصیلی، شاید به از دست دادن فرصت پذیرش منتهی نشود، اما شانس شما را برای دریافت بورس یا کمک هزینه های تحصیلی کاهش می دهد. چرا که اولویت دانشگاه ها برای اعطای پذیرش و بورس، به دانشجویانی است که مدارک تحصیلی آن ها پیش از deadline به دانشگاه ارسال شده باشد.

 بعضا مشاهده شده است که در برخی موارد، صحت اطلاعات مطرح شده در متن توصیه نامه از طرف دانشگاه مقصد چک شده و از توصیه کننده استعلامات مربوطه اخذ شده است. بنابراین، همواره باید توصیه کننده مواردی را درباره توصیه شوند در توصیه نامه ذکر کند که مستند و مستدل بوده و در صورت درخواست، سندی مبنی بر اثبات ادعا، قابل ارائه باشد.

برخی دانشگاه ها ۱ توصیه نامه نیاز دارند و برخی تا ۳ توصیه نامه از اساتید دانشگاه یا افرادی که با آن ها در زمینه های مختلف علمی و شغلی در تعامل بودید را نیاز دارند. همان طور که ذکر شد، توصیه نامه ها می بایست از طریق منابع رسمی یا غیر رسمی معتبر صادر شده باشد و دریافت توصیه نامه از والدین و دوستان و آشنایان و . . . که مرجع علمی و شغلی مشخصی و رسمی ندارند، غیر قابل قبول هست و در صورت ارسال، مورد بررسی قرار نخواهد گرفت و شانس شما برای پذیرش به شدت کاهش می یابد.

بنابراین، ناگفته پیداست که اگر شما با چند تن از اساتید پیش از فرآیند پذیرش و اپلای، صحبت کنید، هم می توانید توصیه نامه های بیشتر و رزروی در اختیار داشته باشید و هم،‌پیش زمینه فکری برای انان جهت پاسخ گویی به پرسش های احتمالی دانشگاه مقصد درباره رزومه خودتان را فراهم کنید.

چرا که برخی از اساتید، به واسطه تعدد صدور توصیه نامه تحصیلی و هم چنین تعدد دانشجویان، آمادگی ذهنی برای پاسخ گویی به پرسش هایی که درباره دانشجوی خاص خود توسط دانشگاه مقصد می شود را ندارند و به همین خاطر، برای جلوگیری از این اشتباهات، لازم است که در زمان صدور توصیه نامه و سابمیت آن در دانشگاه مقصد،‌ رزومه شما در اختیار توصیه کننده باشد.

حتی اگر دانشگاه مقصد از شما خواست که توصیه نامه ها به صورت الکترونیکی سابمیت شوند، باز از توصیه کننده بخواهید که چند نسخه از توصیه نامه صادر را پرینت گرفته و مهر و امضا کند تا در صورت نیاز، در آینده بتوانید از این مدارک برای اپلای در دانشگاه های دیگر استفاده کنید.

نمونه یک توصیه نامه

برخی از اساتید،‌کارشاناسان یا به طور کل افرادی که قصد دارند شما را به دانشگاه خاص جهت ادامه تحصیل توصیه کنند، از شما درخواست می کنند تا template برای این برایشان آماده کنید. چرا که نوشتن توصیه نامه، کار سختی است و شاید همه مانند اساتید دانشگاه، در این زمینه توانایی لازم را نداشته باشند.

سایت های بسیاری در اینترنت برای نوشتن توصیه نامه، اطلاعات خوبی ارائه می دهد که می توان به موارد زیر اشاره کرد:

۱- سایت فوربس

۲- سایت دانشگاه برکلی آمریکا

۳- سایت دانشگاه واشنگتن

۴- سایت دانشگاه میشیگان

۵- سایت دانشگاه پنسیلوانیا

Dear Mr./Mrs./Ms. [Last Name],

It’s my absolute pleasure to recommend [نام شما] for [رشته تحصیلی] at [نام دانشگاه] for [نام ترم تحصیلیfall OR spring] semester admission [سال تحصیلی].

[نام شما] and I [توصیه کننده] worked at [نام شرکت/دانشگاه/پروژه] for [مدت زمان آشنایی و همکاری].

I thoroughly enjoyed my time working with [نام شما], and came to know [him/her] as a truly valuable asset to absolutely any team. [نام شما] is honest, dependable and incredibly hard-working. Beyond that, [نام شما ] is an impressive [هر نوع صف دیگر] who is always [نتیجه ای که از کار شما مشاهده شده است. مثلا سخت کوش. محقق مستقل. کارمند/دانشجوی خلاق].

[ نام شما ] knowledge of [  نام رشته یا پروژه یا موضوع فعالیت توصیه شونده] and expertise in the field of [حوزه تخصص توصیه شونده] was a huge advantage to our entire office. [  نام توصیه شونده] put this skillset to work in order to [موفقیت یا نتیجه بدست آمده   ].

Along with [his/her] undeniable talent, [نام شما] has always been an absolute joy to work with. [He/she] is a true team player, and always manages to foster positive discussions and bring the best out of other employees.

Without a doubt, I confidently recommend [توصیه شونده] to join your team at [نام دانشگاه]. As a dedicated and knowledgeable employee and an all-around great person, I know that [ نام توصیه شونده ] will be a beneficial addition to your organization/university/institute.

Please feel free to contact me at [نام شرکت /سازمان توصیه کننده] should you like to discuss [نام توصیه شونده]’s qualifications and experience further. I’d be happy to expand on my recommendation.

Best wishes,[نام توصیه کننده و ذکر  جایگاه حقوقی یا حقیقی]

همان طور که در این ۲ توصیه نامه بالا مشاهده کردید، اساتید در ابتدای نام، در یک خط، به این موضوع اشاره می کنند که دانشجو را برای چه رشته ای، چه مقطعی، کدام ترم و سال تحصیلی به کدام دانشگاه توصیه می کنند.

در واقع، توصیه می شود که از یک توصیه نامه برای اپلای در دانشگاه های مختلف استفاده نکنید و همواره از توصیه کننده بخواهید که برای چند دانشگاهی که قصد اپلای دارید، توصیه نامه اختصاصی آماده کند.

ایجاد این توصیه نامه اختصاصی هم سخت نیست چرا که تنها می بایست اطلاعات پاراگراف ابتدایی توصیه نامه تغییر کند.

نکاتی در توصیه نامه

۱) استادی که توصیه نامه را می نویسد حتما نباید عضو هیئت علی دانشگاه یا جزء برترین اساتید باشد. استاد شما با هر درجه ای که باشد می تواند این نامه را برای شما بنویسد به عبارتی درجه استاد نگارنده توصیه نامه، هیچ تاثیری در پذیرش یا عدم پذیرش شما ندارد.

۲) فردی که توصیه نامه شما را می نویسد حتما نباید استاد دانشگاه شما باشد یا استادی باشد که شما با او درسی را گذرانده اید. شما می توانید این نامه را از هر استادی در هر دانشگاه دیگری بگیرید. حتی می توانید این نامه را از دوستی بگیرید که استاد دانشگاه است.

۳) توصیه نامه بهتر است روی سربرگ دانشگاه باشد. اگر نمی توانید سربرگ دانشگاه را تهیه کنید می توانید آن را از اینترنت بگیرید و بر روی نامه خود بگذارید.

۴) در انتهای توصیه نامه باید نام و نام خانوادگی استاد،شماره تماس (بهتر است هم شماره ثابت و هم همراه درج شود)، پست الکترونیک (ترجیحا دانشگاهی)، آدرس دانشگاه و امضای استاد درج شود. معمولا دانشگاه از این اطلاعات برای تماس با استاد استفاده نمی کند اما در موارد معدودی نیز برای تایید صحت اطلاعات یمیلی را برای تایید به استاد ارسال می کند.

۵) در برخی موارد استاد یا وقت آن را ندارد که توصیه نامه ای برای شما بنویسد یا توانایی نوشتن به زبان انگلیسی ندارد یا به هر دلیلی این کار را انجام نمی دهد در این صورت برای راحت تر شدن کار می توانید با استفاده از نمونه توصیه نامه هایی که در گفتار بعدی معرفی می کنیم، خودتان توصیه نامه ای را نوشته و برای امضا به استاد بدهید و از او خواهش کنید تا آن را مطالعه و امضا کند.

۶)هیچ وقت به توصیه شونده، توصیه نکنید که چگونه شما را برای دانشگاه مقصد توصیه کند. اما شیوه ارسال و رزومه خود را در اختیار ایشان قرار دهید.

درباره توصیه نامه ها، نکاتی وجود دارد که در قسمت دوم به آن اشاره می شود. این ویدیو شما را در تهیه توصیه نامه یاری می دهد.

اگر درباره تحصیل در خارج از کشور یا تهیه توصیه نامه تحصیلی با پرسشی مواجه شدید، پرسش خود را با ذکر رزومه ای از خود به طور شفاف بیان کنید تا بررسی شود.